Por LASZLO BEKE - oct 1, 2014
Las reuniones deben ser una fuente de
energía, ideas y buenos ejemplos de cómo compartir, convivir y crecer como
equipos humanos. La realidad actual es que dedicamos mucho tiempo a las
reuniones y que la habilidad gerencial para manejar reuniones productivas no es
tan común. Existe en el mercado mucho
material que ayuda metodológicamente a prepararse y llevar a cabo en forma
eficiente y efectiva las reuniones.
Sin embargo, como las reuniones
involucran a seres humanos, también hay que considerar aspectos asociados a
nuestras peculiaridades y nuestras emociones.
Por ello, podemos descubrir que en el corazón de muchas reuniones
improductivas están ciertos personajes cuyo comportamiento disruptivo, poco
profesional y que genera distracción puede
afectar el desarrollo de las mismas.
En este escrito se trata de presentar algunos ejemplos de los personajes
más comunes y hacer recomendaciones de cómo enfrentarlos.
También nos encontramos con otras
situaciones donde personas que asisten a las reuniones se puedan sentir
molestos o a la defensiva por ciertas que expresiones que otros utilicen. Esto
es algo que no siempre es aparente, ya que las expresiones en si son
inofensivas, pero dependiendo de cómo se usan y de la motivación que allá
detrás de ellas estas pueden afectar al participante y por ende a la reunión.
Los personajes más comunes
El
secuestrador
Los secuestradores simplemente
anuncian la materia que quieren discutir, generalmente al principio de la
reunión y directamente provocan que se arranque esa discusión. El tema puede estar referido a la crisis más
reciente o algo que tengan en su mente.
Hasta se llega al extremo, donde este tipo de personaje secuestra su
propia reunión. En ambos casos el
secuestrador altera la agenda con algo distinto al temario, lo cual es
aceptable si existe una emergencia real, pero frecuentemente no se trata de eso
sino más bien de falta de foco.
Las agendas de las reuniones deben ser
preparadas previamente con cuidado para asegurar el foco y los resultados
apropiados y que al final se desemboque en una ejecución de acción o
acciones. Cuando ocurra el intento de
secuestro, el líder de la reunión debe cortar la discusión y reenfocar el grupo
en la agenda. El líder a su vez también
tiene que resistir la tentación de ser quién desvíe la atención y más bien debe
dar el ejemplo.
El
distractor
Los distractores quieren hablar sobre
cualquier cosa y sobre todo menos de aquello que está en la agenda. Con frecuencia llevan la discusión a temas
tangenciales que no generan nada productivo.
Típicamente la motivación es llevar la discusión a un tópico que le
interesa al distractor o lo hace para evitar la discusión valiosa en un tópico
que no es cómodo para el distractor, ya que posiblemente se podrían revelar sus
limitaciones o carencias. Una técnica típica del distractor incluye desviar la
atención hacía temas asociados a la política.
Otra técnica utilizada es tomar el nombre de una organización o de una
persona específica y generar una discusión criticando la otra parte, por fallas
percibidas pero que generalmente no tienen nada que ver con la discusión en la
reunión.
Al igual que con los secuestradores,
el líder debe rápidamente redireccionar la conversación al tema en
discusión. Esto puede obligar a que se
tenga que interrumpir al personaje y además ser muy directo en esta acción. El líder no debe perder el control de la reunión.
El
piloto de caza
Los pilotos de caza son los personajes
se presentan a las reuniones e inmediatamente comienzan a cuestionar decisiones
y acciones. Generalmente se trata de
personas con un alto nivel jerárquico dentro de la empresa y las cuales se supone que deben asistir
normalmente a esas reuniones, pero solo lo hacen ocasionalmente. Para el líder de la reunión, ellos pueden
representar un inconveniente importante, ya que por su nivel se trata de personas
que pueden ser los patrocinadores de proyectos que involucran al líder. También es común que el Piloto de Caza ha
delegado su asistencia a estas reuniones
en otras personas de menor jerarquía y asisten solo cuando tienen tiempo
disponible, preguntas que hacer o preocupaciones y entonces se presentan en la
reunión y lanzan sus “cohetes” al cuestionar todo lo que se ha hecho hasta la
fecha. Estos pilotos de caza, ya sea
como patrocinadores de proyectos o como ejecutivos de nivel similar al líder de
la reunión probablemente representan la situación más compleja y difícil de
manejar.
La recomendación es primero
permitirles que se expresen y escucharlos.
Donde los hechos planteados no se correspondan con la realidad, con
calma y tacto es necesario corregir públicamente los mismos. El paso siguiente es programar una reunión
privada con el Piloto de Caza para allí revisar sus inquietudes. Si ellos no pueden asistir regularmente a las
reuniones programadas, es conveniente coordinar un programa de discusiones
independientes para mantenerlos actualizados y también para conocer sus
preocupaciones.
El
pontificador
Pontificadores son los que cuándo
reciben el derecho de palabra nunca lo sueltan y no dejan de hablar. Este es un perfil muy común en el mundo
académico. Los pontificadores tienden a
entrar en detalles innecesarios en los tópicos más simples y básicos. No es raro encontrar personas brillantes que
se toman 15 minutos para responder a una pregunta, que solo requería un “si” o
un “no”.
La única manera de frenar este tipo de
personas es interrumpirlas, una vez que está claro que su accionar es
obstruccionista. Para estas situaciones,
pueden ser muy efectivas expresiones tales como “No entremos en eso ahora” o
“No pienso que se necesite tanto detalle”.
El
“Doctor Google”
Esta es una criatura relativamente
nueva. Son lo que asisten a las
reuniones y buscan en Google información sobre varios aspectos del tópico en
discusión con el propósito de hacer preguntas cuya respuesta pueda hacer quedar
mal a otro asistente. Su objetivo no es elevar el nivel de la discusión
clarificando un punto o reforzando con alguna estadística relevante, sino es
más bien tratar de lucir bien haciendo quedar mal a otro. Los otros
participantes rápidamente detectan esto y los temas de confianza e integridad
pueden comenzar a afectar el trabajo en equipo.
Una manera de evitar esto es prohibir
el uso de laptops, tabletas y teléfonos, con excepción de quién lleva la minuta
o proyecta una presentación. Donde se ha
aplicado esta normativa la efectividad de las reuniones han tenido un salto
mayor.
Expresiones
poco afortunadas que pueden incomodar
“No necesito los detalles, lleguemos
al meollo” Quién lo dice puede estar
insinuando que los otros son mezquinos o están usando argucias, además con eso
posiblemente está evitando verse en la necesidad de profundizar, ya que él
mismo no domina los detalles.
“Bueno, estos son los hechos” El
comentador enfatiza que se atiene a hechos concretos, implicando que otros
pueden ser distraídos por prejuicios, sentimientos o suposiciones.
“Tú podrías tener razón, pero …” El
comentador aparenta ser de mente abierta, mientras que simultáneamente puede
estar socavando la autoridad y credibilidad de otro,
“Me estoy preguntando sobre …., Fulano podrías averiguar y posteriormente
regresar con esta información” El
comentador demuestra su hábito de toma de decisiones razonadas, mientras que
hace que Fulano, quién posiblemente además no le reporta, haga el trabajo
requerido y posteriormente regrese al grupo con la información necesaria.
“Hiciste un gran trabajo con eso,
Fulano” El comentador demuestra una actitud positiva, mientras se coloca en una
posición para juzgar y ser condescendiente hacia Fulano.
“Creo que lo que Fulano está tratando
de decir es …” El comentador demuestra que sabe escuchar y le da crédito a
otros, pero también que es capaz de llevar las ideas de Fulano más allá de los
que este mismo es capaz de hacer..
“Veo porqué puedes pensar eso, yo
también lo hacía en el pasado” El comentador pareciera que tiene simpatía, pero
al mismo día indica que ya ha evolucionado más allá que el otro.
Por supuesto todas estas expresiones
no necesariamente tienen que generar perjuicios, y eso depende del contexto en
que usan y en la motivación que acompaña a quién la está usando. En todo caso, es importante considerarlos ya
que comentarios aparentemente inofensivos pueden incluir ese componente oculto
que incomoda.
Otras acciones
Otras acciones pueden generar
descontento en una reunión:
Dos personas que se escriben notas o
que susurran entre ellos.
·
Alguien
leyendo material no relacionado a la reunión.
·
Las
personas que discuten sobre temas filosóficos irrelevantes para la reunión.
·
La
personas que están chequeando sus teléfonos en forma subrepticia.
Entre las fuentes utilizadas se encuentran
artículos publicados en CIO http://bit.ly/1Bpw2Hp
y en LinkedIn http://linkd.in/1mvnprV (LinkedIn) y aparecen en mi blog http://bit.ly/1mDz8UU
Tomado de: http://www.elcolumnero.com/lbeke/1870
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